AFAS staat centraal

Esther van Dijken (functioneel beheerder AFAS), Frans van de Lagemaat (projectleider inkoop en logistiek – AFAS), Diederick Buis (senior consultant AFAS), Cees Jan Burger (coördinator logistiek)

Dit team met daarin medewerkers van alle betrokken afdelingen werkt momenteel keihard aan de inrichting van AFAS, het nieuwe portaal ter ondersteuning van alle financiële, inkoop, logistieke en HRM processen. Maar wat doet het AFAS-projectteam zoal de hele dag in dat gebouw aan de overkant van het ziekenhuis en wat gaat er concreet veranderen? Voor deze Cazcade schuif ik aan bij het team inkoop en logistiek.

In plaats van meerdere losse systemen ter ondersteuning van de bedrijfsvoeringsprocessen, willen wij graag een centraal systeem: AFAS.

Intensieve samenwerking

“AFAS is de bron en staat centraal, maar AFAS kan niet alles”, vertelt projectleider inkoop en logistiek Frans van de Lagemaat. “Dat is ook de reden dat Ultimo blijft bestaan. De incidentenmeldingen bijvoorbeeld blijven wij doen via Ultimo. Een ander voorbeeld is de registratie en het onderhoud van apparatuur. Er komt wel een intensieve samenwerking tussen Ultimo en AFAS. De medewerker van de technische dienst blijft werken in Ultimo, maar de financiële afwikkeling verloopt in AFAS. Een voorbeeld: de koeling in de centrale keuken geeft storing. Hiervan wordt melding gedaan in Ultimo. De medewerker van de technische dienst pakt deze storing op en komt tot de conclusie dat er een onderdeel besteld moet worden om de storing te verhelpen. Dit doet hij in Ultimo. Via een automatische koppeling komt de factuur van het bestelde onderdeel in AFAS.”

Maatwerk 

Als applicatiebeheerder van Ultimo is Erwin Middelkamp nauw bij het project betrokken. Hij heeft veel kennis van de processen die binnen het bedrijfsbureau lopen en denkt mee over de processen die vanuit Ultimo verhuizen of een koppeling krijgen naar AFAS. “De koppelingen zijn maatwerk, het is belangrijk de processen goed te integreren”, benadrukt Erwin. “Neem als voorbeeld een nieuwe medewerker. De gegevens van deze medewerker worden ingevoerd in AFAS. Het registreren van de personeelspas, toegang tot ruimtes, parkeren en kledinguitgifte worden gedaan in Ultimo. Hier moet dus een koppeling tussen beide systemen komen. Zo ook voor de leveranciers en projecten in verband met de financiële afwikkeling. Alle processen in AFAS raken het bedrijfsbureau. Op alle vlakken moeten wij anders gaan werken. Welke gegevens gaan over naar AFAS en waar moet een koppeling komen? Dit zijn belangrijke processen om goed over na te denken en in te regelen.”

Inkoop

Aan de andere kant van het bureau legt Peter den Dulk net de telefoon neer. Zijn aandacht gaat binnen het project uit naar de inkoopprocessen. “Villa gaat verdwijnen en maakt plaats voor AFAS. Op een moment dat een artikel niet via AFAS te bestellen is, kan een zogeheten vrije aanvraag gedaan worden. Dit proces gaat behoorlijk veranderen en raakt ook het financiële proces.” 

Logistiek 

Even later komt Cees Jan Burger, coördinator logistiek, de projectruimte van AFAS binnenlopen. Hij denkt vanuit zijn afdeling mee over de logistieke processen. Hoe lopen de processen nu en waar kunnen deze slimmer? “Op dit moment zijn wij druk bezig met het uitwerken van het scanproces”, geeft Cees Jan aan. “Speciale scanners die voor ziekenhuizen zijn ontwikkeld, worden via een applicatie die samenwerkt met AFAS gekoppeld. Achter deze scanners zit een heel proces van voorraadbeheer. Het uitgangspunt is een zo hoog mogelijke mate van scanning. Naast de bestellingen die wij vanuit logistiek doen, zijn er ook bestellers op diverse afdelingen. Nu doen zij bestellingen in Villa, dit gaat zoals Peter al vertelde straks ook allemaal via AFAS. Het bestelproces in AFAS wordt zo gebruiksvriendelijk mogelijk ingericht. Een voorbeeld is dat de bestellers straks favorieten kunnen aanmaken en deze kunnen vastpinnen.”

Uitdaging

Het AFAS-projectteam werkt momenteel hard aan de inrichting van het nieuwe portaal om op 3 januari 2020 met een goede basis van start te gaan. Voor een goede overgang van de gegevens moeten het team tijdelijke freezeperiodes voor een aantal processen inlassen. Tijdens deze periodes worden gegevens omgezet van de oude systemen naar AFAS. Om ervoor te zorgen dat alle gegevens identiek aan de oude systemen in AFAS komen, is het belangrijk dat tijdens de freeze gegevens in de oude systemen niet wijzigen en zo volledig mogelijk zijn.

Ondertussen wordt in de vergaderruimte met de St Jansdalacademie het opleidingsprogramma besproken. Leidinggevenden, bestellers en medewerkers van betrokken afdelingen die intensief met AFAS gaan werken, worden voldoende getraind. Voor overige medewerkers  komen instructies beschikbaar en is er in de eerste dagen na Go-Live voldoende ondersteuning.

Maar wat gaat er voor alle medewerkers 

veranderen? Waar kan ik in ‘Mijn AFAS’ mijn loonstrook inzien, gegevens wijzigen, 

een declaratie indienen of bijzonder verlof aanvragen? Voor de volgende Cazcade loop ik mee met het projectteam van HRM om antwoord te krijgen op  deze en andere vragen. 

AFAS: Eén systeem voor iedereen

AFAS is een ondersteunend en modern systeem voor alle financiële, inkoop, logistieke en HRM processen. AFAS maakt het mogelijk dat medewerkers en leidinggevenden straks in één applicatie alle bestellingen, factuurgoedkeuringen en HRM-gerelateerde mutataties kunnen aanvragen en afhandelen. 

Vragen over AFAS? 

Stel ze via afas@stjansdal.nl

Francisca Toes